障害福祉の行政監査・運営指導対策｜不正請求を防ぐ内部統制の作り方（東京都府中市）

はじめに

障害福祉サービスを立ち上げ、運営が軌道に乗ってくると、必ず意識しなければならないのが「行政によるチェック」です。「運営指導」や、より踏み込んだ調査である「監査」という言葉を聞くだけで、身構えてしまう経営者の方も少なくありません。

しかし、本来これらのチェックは事業所を追い詰めるためのものではなく、障害福祉サービスの質を担保し、健全な運営を継続するための重要なステップです。本記事では、行政処分のリスクを回避し、信頼される事業所であり続けるための「守りの仕組み（内部統制）」について解説します。

監査は「事業所を追い詰めるもの」ではなく「健全性を保つ定期検診」と捉える

「運営指導」に対して、「何かミスを見つけられるのではないか」と恐怖心を持つのは自然なことです。しかし、視点を変えれば、これらは事業所にとっての「運営の健康診断」のようなものです。
どれほど志が高く、良い支援をしていても、日々の忙しさの中で書類の不備やルールの解釈違いは起こり得ます。それが放置され、数年後に取り返しのつかない大きな問題（不正請求の累積など）になってから発覚するよりも、早い段階で行政のチェックを受け、修正の機会を得ることは、実は事業を守ることにも繋がります。

大切なのは、行政が来るのを待つのではなく、自ら「健全性を保つ仕組み」を社内に組み込んでおくことです。

行政が注視する「3つのポイント」

行政が指導や監査において、特に厳しくチェックする項目は大きく分けて3つあります。これらは「知らなかった」では済まされない、運営の根幹に関わる部分です。

人員配置基準：名前だけの配置になっていないか

最も重い処分（指定取消など）に繋がりやすいのが、人員に関する虚偽です。

• 実態の確認
  勤務実態がないのに書類上だけ配置されている「名義貸し」はもちろん、急な退職で基準を割り込んでいるのに、人員欠如減算をせずに報酬を請求し続けることも重大な違反です。
• チェック方法
  タイムカード、出勤簿、そして「実際に現場でその職員が支援した記録」の整合性があっているのか確認しましょう。

報酬算定根拠：記録の不備は「未実施」と同じ

「適切な支援を行い、それに従った事実に従った記録を提出し、変更があれば届出をすること」を行政は求めています。

• 算定のルール
  加算の算定には、それぞれの要件を満たす「証拠（エビデンス）」が必要です。例えば個別支援計画を練り直したが計画書が未作成だったり、支援記録に欠落がある場合、それは「サービスを提供していない」と判断されてしまい、過誤調整（返金）を求められます。
• 管理者や事務担当者の役割
  「いつ、誰が、誰に、どのような支援を行い、どのような変化があったか」を記録することは、法令が求める記録の本質です。第三者から見ても、法令で求められる要件が必ず記載されていることが明白な状態にしましょう。加えて、なぜその記載が求められるのかの根拠を説明できるようにしておくことが重要な役割となります。

ルール通りの徹底（身体拘束・虐待防止）

近年、最も優先順位が高まっているのが「権利擁護」に関する項目です。規程等で運用ルールを定めておきながら全く異なる運用をしている実態もあるかもしれません。実態と大きく乖離している場合は、規程そのものの見直しを、または規程が目指す理想として尊重するならば、何故実態が伴わないのかの原因をスタッフ全員で解明する作業が必要となるでしょう。

• 義務化された体制
  虐待防止、感染症対策やBCP対策などにおいて、虐待防止委員会の設置、指針の整備、職員研修の実施、そして責任者の配置が義務付けられています。計画が「机上の空論」になっていないかをもう一度見直し、現状と乖離した部分があれば、計画・規程を修正するなど適切な対応をしましょう。
• 身体拘束の原則禁止
  やむを得ず身体拘束を行う場合の「3原則（切迫性・非代替性・一時性）」と、その際の厳格な記録・手続きが守られているかが厳しくチェックされます。

経営者や管理者、事務担当者が主導する「守りの仕組み」

行政のチェックに強い組織を作るためには、現場の「熱意」を経営者や管理者、事務担当者が「仕組み」で支える必要があります。

「記録がなければ、やっていないのと同じ」。運営指導に強い文書管理術

現場スタッフにとって、記録業務は負担に感じられがちですが、これが事業所を守る唯一の手段です。

• 事務担当者のアクション
  記録の「漏れ」や「不整合」を早期に発見するチェックフローを作ります。例えば、月末の請求作業時に記録の有無を突合するだけでなく、週単位で個別支援計画との整合性を確認する体制が理想的です。また、記録のミスに一定の規則性がある場合は、マニュアルの修正や周知徹底など、記録の精度向上に向けた取り組みが地味ですがとても効果的な策です。
• ITの活用
  手書きの記録は転記ミスや紛失のリスク、記入漏れのリスクが高いため、タブレット等でその場で入力・保存ができ、エラーが瞬時でわかるシステムの導入を、コスト（人件費削減・リスク回避）の観点から経営層に提案しましょう。

自己点検表（セルフチェック）を活用した内部監査の定例化

自治体がホームページ等で「自己点検表」を公開している場合があります。それも、行政の視点を理解し、業務の精度を向上するポイントとして活用できます。事業所の所在地の都道府県や自治体にて運営指導に関する情報がないか確認をしてみましょう。

参考：町田市　障害福祉サービス事業所等に対する指導監査について

• 定例化のメリット
  半年に一度、あるいは一年に一度、事務担当者が中心となって自社の状況をこの点検表でセルフチェックします。セルフチェックにて課題の多さや重大性を測り、取り組みの優先度をつけてから対応しましょう。
• ブランディングへの転換
  運営指導を受けたものの、問題がなかった・または軽微な指摘しか受けなかった場合、「私たちは自ら厳格な業務監査を行い、是正している」という姿勢や実態を示す情報となります。マーケティング担当者にとって「信頼の証」として対外的にアピールできる強力な武器になるでしょう。

リスクを隠さない組織文化の構築

どれほど仕組みを作っても、ミスを隠蔽しようとする文化があれば内部統制は機能しません。
ヒヤリハット報告を「責任追及」ではなく「改善の種」にする

事故やミスが起きたとき、スタッフが「怒られる」「自分の評価が下がる」と恐れて報告を怠ることが、最も大きなリスクです。

• 経営者の決断
  ヒヤリハットを多く報告し、改善点を出したスタッフを評価する、あるいは「報告してくれてありがとう。これで大きな事故を未然に防げた」と報告したスタッフの誠実さにも敬意を表する文化を浸透させます。
  また、「課題を一緒に考える」姿勢を示すことも、ミスを改善策へと転ずる文化醸成へと繋がるでしょう。
• 成長へ繋がるという視点
  事故報告やヒヤリハットの集計結果を分析し、具体的な対策を講じているプロセスを視覚化しましょう。そして、これらの取組は、「安全管理に妥協しない事業所」というブランド確立に大きく寄与します。

結び：守りを固めることが、現場スタッフを安心して働かせる最大の福利厚生になる

事務管理や内部統制を強化することは、決して現場を縛ることではありません。

万が一、行政処分を受けて事業が停止すれば、利用者もスタッフも行き場を失います。経営者と事務担当者が「守り」の仕組みを盤石にすることは、現場スタッフが安心して利用者と向き合える環境を保証することに他なりません。

守りを固めることは、攻めの支援（質の高いサービス）を行うための必須条件です。この両輪が回ってこそ、事業所は地域で長く愛され、信頼される存在へと成長していくのです。